Directiesecretaresse | Den Haag

Den Haag

Ben jij organisatorisch sterk, houd je graag het overzicht en krijg je energie van een ondersteunende rol op directieniveau? Vind je het leuk om vooruit te denken, snel te schakelen en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging!

Voor een organisatie binnen de overheid in Den Haag zoeken wij een Directiesecretaresse die de directie ondersteunt en zorgt voor structuur, overzicht en een goede voorbereiding van de dagelijkse werkzaamheden.

Je komt terecht in een professionele omgeving waar zorgvuldigheid, samenwerking en betrouwbaarheid belangrijk zijn. In deze functie ben je een belangrijke schakel tussen de directie, collega’s en externe contacten. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Wat ga je doen?

Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse secretariële en organisatorische ondersteuning van de directie. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook op drukke momenten de juiste prioriteiten te stellen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken en vergaderingen;
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Verzorgen van correspondentie en verwerken van documenten;
• Voorbereiden van vergaderstukken en verzamelen van relevante informatie;
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Coördineren van afspraken en zorgen voor een goede informatievoorziening;
• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over een efficiënte planning;
• Ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je kijkt verder dan alleen je eigen taken. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die graag de touwtjes in handen heeft en energie krijgt van een goed georganiseerde werkomgeving. Je werkt zorgvuldig, communiceert helder en weet hoe je met verschillende belangen en vertrouwelijke informatie omgaat.

Daarnaast:

• Heb je ervaring in een secretariële of ondersteunende functie, bij voorkeur op directie- of managementniveau;
• Ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Werk je nauwkeurig en houd je ook bij drukte het overzicht;
• Communiceer je professioneel en gemakkelijk met verschillende gesprekspartners;
• Ga je discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Ben je proactief en denk je graag een stap vooruit;
• Kun je goed overweg met MS Office en digitale werkomgevingen;
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ben je beschikbaar voor 28 tot 36 uur per week.

Ervaring binnen de overheid of een politiek-bestuurlijke omgeving is mooi meegenomen. Belangrijker is dat je begrijpt hoe je een directie professioneel ondersteunt en zorgvuldig omgaat met informatie, afspraken en verschillende belangen.

Wat kun je verwachten?

Je krijgt een veelzijdige functie waarin je echt van toegevoegde waarde bent. Je werkt nauw samen met de directie en hebt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden.

Je kunt rekenen op:

• Een functie voor 28 tot 36 uur per week;
• Een professionele werkomgeving in Den Haag;
• Een afwisselend takenpakket met verantwoordelijkheid;
• Veel contact met verschillende collega’s en externe relaties;
• Ruimte om zelfstandig te werken en initiatief te nemen;
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
• Arbeidsvoorwaarden die passen bij de functie en de organisatie.

Klaar voor een nieuwe uitdaging?

Ben jij een organisatietalent dat graag vooruitdenkt, overzicht bewaart en het verschil maakt met goede ondersteuning? En lijkt het je interessant om jouw kwaliteiten in te zetten binnen de overheid?